|
|
01 Декабрь 2009 г. Зачем празднику распорядитель
Организатор, распорядитель на корпоративном празднике
Прежде всего, давайте вспомним, по какой причине компании обращаются в агентства по организации праздников. Самый распространенный случай, когда у компании отсутствует event-отдел или человек, в служебные обязанности которого изначально входит организация мероприятий для компании.
Это логично: праздники в компаниях проходят не так часто, и держать в штате специального человека для их организации весьма расточительно. Поэтому когда неожиданно подкрадывается всеми любимый Новый год или день рождения компании (а это почему-то всегда происходит неожиданно), организацию праздника поручают менеджеру по персоналу или pr-менеджеру. Естественно, что эти милые люди и без event-деятельности загружены своей непосредственной работой, поэтому очень часто новое поручение руководства ложится на их плечи тяжким грузом. Многие признаются, что когда сами организовывали Новый год на работе, за несколько дней до торжественной даты мечтали об одном: чтобы это все, наконец, закончилось, и чтобы не надо было больше думать о ресторанах, выборе ведущего, поиске артистов, рассадке, подарках и всем, что связано с подготовкой. Некоторые признаются, что, положив все силы на организацию праздника, потом не могут вспомнить, что же было на самом празднике. «Вроде, народу понравилось, - растерянно говорят они. - А что именно было - какие конкурсы, кто выступал, это надо у коллег спросить - может, они помнят...» Увы, это не шутка, а случаи из жизни, и естественно, что один раз организовав праздник своими силами, менеджер, наученный горьким (или не горьким - у кого как) опытом, спешит перепоручить организацию мероприятия людям, которые занимаются этим ежедневно, имеют обширную базу ведущих, артистов, ресторанов и учтут тонкие моменты, о существовании которых человек, не имеющий опыта в организации праздников, даже не догадывается.
Если мы имеем дело с небольшим праздником на 30-50 человек, который проходит в кафе или ресторане, и для проведения которого заказаны только ведущий и ди-джей с аппаратурой, функции распорядителя вполне может взять на себя ведущий. По сути, он на этом мероприятии единственный приглашенный артист, и ему не надо подстраиваться под других артистов и шоу. Он ведет праздник, ориентируясь на состояние и настроение гостей, и сам, работая в связке с ди-джеем, решает, когда лучше проводить конкурсы, устраивать перерывы и дискотеку. От заказчика требуется только предоставить призы для конкурсов и предупредить администрацию ресторана, что подачу горячих закусок, горячего и торта нужно согласовывать с ведущим. Ведь наша задача - провести отличный праздник, на котором всем будет весело и комфортно, а если, например, горячее принесут, когда гости только начнут танцевать, к тому моменту, когда все опять сядут за столы, оно уже остынет и не доставит гостям должного удовольствия.
Если на празднике выступают артисты и особенно, если заказано несколько шоу, наличие распорядителя - большой плюс, а иногда необходимость. Ведь пока гости веселятся, организатор-распорядитель проделывает множество незаметных для гостей дел: он должен проконтролировать выполнение райдера, встретить артистов и разместить их в гримерке, согласовать время выступления с ведущим, произвести расчет с артистами, передать ди-джею диски с музыкой для выступлений, помочь ведущему с реквизитом и призами, договориться с кухней по поводу времени подачи блюд и решить все текущие вопросы, которые могут возникнуть в процессе проведения праздника - от стоянки автомобиля до поиска нитки с иголкой.
Один важный совет, к которому нужно постараться прислушаться, несмотря на желание самостоятельно проконтролировать каждую мелочь: организационные вопросы не должно решать несколько человек. Ни к чему, кроме бардака, это не приводит. Если вы доверили свой праздник профессионалам, доверьте им разбираться с артистами, планом мероприятия, временем подачи блюд, проведения конкурсов и т.д. Очень часто блюда бывают готовы не в то время, в которое планировалось, артисты опаздывают из-за пробок, а гости неожиданно «растанцевались» и хотят продолжить дискотеку или наоборот, подольше поиграть, совершенно не считаясь с тем, что написано в подготовленном сценарном плане. Кстати, несколько слов о пресловутых сценарных планах. Некоторые компании в лице их руководителей или лиц, ответственных за организацию мероприятия, настаивают на подробном расписывании сценария. Но как показывает практика, это не имеет смысла, особенно если на празднике нет артистов: у любого профессионального ведущего есть обкатанные варианты программ, которые варьируются по ходу мероприятия в зависимости от настроений публики, и пытаться придерживаться тайминга и строгой последовательности конкурсов - значит придавать празднику никому не нужную искусственность. Праздник живет своей жизнью, и чтобы он прошел на одном дыхании и оставил приятные и яркие воспоминания, нужно чувствовать, чего требует его естественный ход - с этим легко справляется профессиональный ведущий, главное, ему не мешать.
Сценарный план необходим, чтобы обозначить основные ориентировочные моменты: время начала праздника, время, на которое запланировано выступление артистов или показ шоу-номеров, смена блюд, выступления сотрудников и сюрпризы от компании, если таковые имеются. Нужен он в основном ведущему и организатору-распорядителю, заказчик же, решив немногие оставшиеся на его долю вопросы (как правило, финансовые), может смело наслаждаться праздником и принять полноценное участие в общем веселье.
Как правило, при организации праздника "под ключ" с артистами и шоу функции организатора-распорядителя выполняет менеджер агентства, устраивающего данное мероприятие. Если же мы имеем дело с более скромным вариантом и праздник держится на тамаде и диджее, то, как было сказано выше, с функциями распоядителя справится ведущий.
|
|
|
|
|
|
